档案的利用和编研工作

  为了广泛地发挥档案的作用，我馆坚持为经济建设科学研究和党、政各项工作服务的指导思想，魏都区档案馆的利用与服务工作分有偿服务和无偿服务两种：有偿服务包括两个方面：一是指一般公民持合法身份证查阅档案馆已开放档案和国家机关、社会团体、企事业单位持合法手续查阅非本单位以外的档案资料，需依据国家档案局、物价局《关于利用档案收费有关规定的通知》规定，向档案馆交纳一定的档案保护费、手续费、证明费等。二是要求档案馆提供职能之外的代管档案，整理档案和提供档案管理技术培训的，需按有关规定，交纳相关的费用。无偿服务是指国家机关、社会团体、企事业单位查阅本单位档案和上级党委、政府、公安、检察、纪检机关为工作查阅、调阅档案馆所有档案，档案馆均无偿提供档案。

1、服务项目  

  魏都区档案馆开展的服务项目主要有：查、借阅档案服务、出具档案证明服务、档案咨询服务、函电代查、代抄代复制服务、档案代管服务、档案整理服务、档案整理技术培训服务、档案用品服务。

查、借阅服务：指档案馆依据来馆查档人员要求，提供馆藏档案给查阅人员阅览、摘抄、复印。

出具档案证明服务：主要是档案馆依据馆藏档案内容，向查阅人出具有法律效力的档案证明材料。如出具房地产证明、学历、工龄证明等。

档案咨询服务：主要是档案馆依据有关资料信息向利用者提供相关档案存放地址、真实可靠程度、档案鉴定服务。

  函电代查代抄复制服务：主要是指档案馆依据不能亲自到档案馆查阅档案者提供的查档信息，代查阅者查找、抄写、复制档案资料。

  档案代管服务：是指档案馆利用馆库保管设备技术为非法定接收档案单位提供档案代管服务。

  档案整理、技术培训服务：是指档案馆为用户提供法定职责以外的档案整理、技术培训服务。

  档案用品服务：是指档案用品服务部为用户提供的档案用品（档案盒、卷皮、杀虫药物等）后勤服务。

    2、服务时间及部门

  魏都区档案馆对外服务的时间是国家法定工作日的上午8：00-12：00，下午3：00-6：00。特殊情况，紧急情况可随时到馆查阅。对外服务部门有：检索阅览室、业务指导科、档案用品服务部。

检索阅览室主要提供档案查阅、借阅服务，出具档案证明服务、档案咨询服务、函电代查代抄代复制服务、档案代管服务、档案鉴定服务。

  业务指导科主要提供档案整理服务、档案管理技术培训服务。

  档案用品服务部主要为用户提供档案盒、卷皮、目录、档案保护用品等后勤服务。

3、档案利用的约束性规定

  为保证档案利用工作的健康有序开展，本档案馆依据《档案法》、《河南省档案管理条例》和有关规定，对档案的利用工作作了一些约束性规定，供利用者在查阅之前阅知。

  利用本档案馆已开放档案的规定：凡中华人民共和国公民，持介绍信、身份证等合法身份证明，均可办理查、借阅登记手续，利用已开放档案。外国人或外国组织利用已开放档案，应由中国有关部门介绍和本档案馆同意，方可办理查阅登记手续。已开放档案的公布权、出版权归本档案馆所有，利用者只可在其著作中引用已开放的档案，不得擅自公布和出版已开放的档案资料。

  利用本档案馆未开放档案的规定：机关、团体、企事业单位和其他组织以及中国公民利用本档案馆保存的未开放档案，利用者需持合法的身份证明和单位介绍信，经本馆同意后方可办理档案查、借阅登记。查阅各全宗会议记录和带有密级的档案时，应分别由相关单位审查同意；查阅区委常委会议记录、区长办公会议记录、区人大主任会议记录、区政协主席会议记录的，应分别由上述单位的办公室主任或主要领导审查同意后，方可办理查阅登记手续，对未开放档案的复制件、摘抄件应妥善保管，严禁乱扔乱放，不得对外公布或编辑出版。

查阅档案的一般性规定：档案利用者应严格遵守查阅登记范围，不得私自扩大查阅范围。严禁在查阅档案时吸烟；严禁在档案原件上乱涂乱画；严禁私自拆页。

为方便档案利用者，本档案馆配有微机、复印机、录像机、扫描仪、录音机等现代化档案文字处理编辑设备，供利用者检索、复制档案之用。具体收费标准，可参考《魏都区档案馆指南》附录部分的相关文件规定，积极做好档案的提供利用工作。

    档案提供利用的形式有：

    一、开辟阅览室

    阅览室是我馆档案提供利用的主要形式之一，凡持有本单位介绍信，说明查阅档案、内部资料的目的和查阅范围的利用者，均可来我馆直接查阅档案原件（珍贵档案只提供复制件），持有工作征、身份证都可查阅公开发表的资料。档案只能在阅览室查。如需摘抄或复制档案，需经本馆同意，按规定交费。

    二、开放革命历史档案

开放革命历史档案就是将已满一定保密期限的档案，解除封锁、禁令和不必要的限制向社会开放。档案开放是档案工作改革的一项重要内容，也是繁荣我国档案事业和实行对外开放政策的迫切要求。所以，经过一定手续就可以通过一定方式来馆查阅档案。根据《档案法》第十九条：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起年满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年……”的规定。魏都区档案馆按照上级档案行政部门关于开放档案的规定和馆藏档案的实际情况，制定了《魏都区档案馆开放档案实施细则》，并组织人员，对属于开放范围的档案逐卷进行了鉴定，先后分批向社会开放了馆藏1965年以前的档案7940卷。编制了《开放档案目录》，中华人民共和国公民凭个人有效身份证件，均可查阅已开放档案。将一批开放的已馆藏1946-1949年属于本区原市党、政机关等形成的文件材料和一份1946年的烈士日记，开放档案文件的内容大体有：政权建设、建立机构、召开党、政、农代、工商及各界代表会，工商业工作、烟草、烟行、烟厂情况，土改工作、剿匪反霸、支前工作、先烈日记、党政工作日志、工作计划、总结、报告、调查、批复和基层的请示汇报等，共整理出应开放的41卷档案，经区政府、区保密局同意，于1988年9月，正式对社会开放。经鉴定整理出可开放的档案。第二批开放的是1949-1957年建国后“一五”时期机关、企事业单位形成的档案，共计2632卷，文书档案2366卷，专业档案266卷，并与1991年11月向社会开放。第三批开放的是馆藏建国后“一五”时期企业单位形成的档案，主要内容是各单位本身形成的工作计划、总结、请示报告、机构调整、启用印章、工资改革、表彰先进等文件材料，经鉴定整理出可以开放的档案永久174卷，短期307卷，并于1992年7月向社会开放。第四批开放的是1958-1965年这一时期机关、企事业单位形成的档案，经审查、鉴定，划分了开放与控制范围，可以开放的档案共有3786卷，其中永久2036卷，长期1750卷，并于1996年11月向社会开放。

根据上级有关规定，我馆开放1947年—1957年的部分历史档案。凡国内科研部门、大专院校、党、政机关人员和社会各界人士，只要有介绍信，经本馆同意后即可阅读、摘录和复制有关档案材料，不需再履行其它手续，但要按照有关规定交费。

    三、开展咨询服务

    咨询工作是以档案为依据，通过个别解答问题的方式，向利用者提供档案、档案专业知识、档案检索途径的一项服务工作。提出咨询的方式有：口头咨询、书面咨询、电话咨询和目录咨询。口头咨询是利用者来馆查阅档案过程遇到疑难问题，可向档案管理人员提出，由档案管理人员尽可能的给予满意答复。书面咨询是指远离档案馆的单位或个人，写信来咨询。电话咨询，主要处理利用者急需解答的问题。我馆还搞了一部分咨询目录，咨询目录是把没有进馆的档案目录接收进馆，以备有关查阅者来馆查阅。

    为了及时准确地提供档案为利用者服务，本馆编制了一些必要的检索工具，主要有：

    以档案馆的全部或部分档案为对象的检索工具有：《案卷目录》、《案卷文件目录》、《全宗介绍》。

    以一定专题为对象的检索工具有：

    1、历史政治运动专题文件目录；

    2、精简下放专题文件目录；

    3、工商登记；

    4、职工转正定级；

    5、人员处理；

    6、退职退休、自动离职；

    7、调整工资；

    8、干部任免；

    9、征用土地；

    l0、招工；

    11、技术职称；

    12、知青下乡；

    13、纪检案件；

    14、清建私房；

    15、死亡干部；

    16、河南日报登载原市文章消息；

    17、上级文件字号等十七种专题目录。

    为了积极主动、系统、广泛地开展利用工作，我馆根据馆藏的档案、资料，编写了一部分参考资料：《中共许昌市建国前地下党组织斗争》、《中共许昌市委组织沿革》、《许昌市一至五届各届代表会概况》、《许昌市档案局、馆大事记》、《许昌市档案馆介绍》、《共青团许昌市一至九次代表会概况》、《许昌市历次解放时间及经过》、《利用效果汇编》；《许昌市委大事记》、《许昌市大事记》、《许昌市政府大事记》、《政协许昌市委员会一至六届会议简介》、《许昌市烟史》、《市档案志》、《市工代会简介》、《妇代会简介》等。

    另外，还有部分基层档案室编写的组织机构人员沿革、机关年鉴、大事记、基础数字汇编。